Définition : L’Admin Service est souvent le responsable de l’outil au sein de l’entreprise et par conséquent attaché au niveau le plus élevé de la hiérarchie de l’organisation, soit le Siège.
Il peut être utile pour des raisons d’analyses que l’Admin client puisse modifier sa position dans la hiérarchie et se fixer sur un service précis, lui permettant ainsi de changer d’écran sans devoir se repositionner à chaque foissur le service souhaité .
Action réservée à L’Admin Client
Cliquez sur votre hiérarchie Flèche ROUGE
Sélectionnez votre service Flèche VERTE
Vous restez fixé sur le service sélectionné, jusqu’à nouvelle sélection.
Définition : Tous les contrôles créés dans la base qu’ils le soient par CONFORLOG ou par le client sont soit catégorisés : Règlementaire ou Non Règlementaire
Les widgets page d’accueil s’affichent en filtrant les contrôles règlementaires ou non règlementairesou tous.
Par défaut les widgets sont présentés avec tous les contrôles.
Définition : Il est possible de créer un accès au logiciel pour un prestataire. Il pourra alors consulter ses échéances, valider des contrôles , déposer des rapports , répondre aux tickets tout ceci en lui limitant l’accès exclusivement à son champ d’intervention : les seuls contrôles et seuls services pour lequel il intervient.
Il est possible de limiter l’accès à un collaborateur de la même manière.
Voir comment créer un login => puis saisir
Flèche VERTE => Responsable d’obligations
Flèche ORANGE => définir l’accès à la hiérarchie des service Nous conseillons ici de mettre siège niveau le plus haut, l’accès sera ensuite limité via les obligations et les services sélectionnés dans Responsable d’obligations
Ensuite il faut définir les obligations et les services qui seront seuls accessibles à ce login.
Flèche ROUGE : Déterminez l’accès aux services, si le siège est sélectionné tous les sous services sont concernés. Sinon faire un enregistrement par service
Définition : Une échéance de contrôle est validée habituellement par un USER interne ( collaborateur), par une injection automatique lorsque votre organisme de contrôle à un accord avec NATHYSLOG et peut être validée par le prestataire qui accomplit sa mission.
Il est nécessaire de créer un accès ( LOGIN) à votre prestataire ( voir comment créer un LOGIN pour un prestataire ) Rappel créer son login avec statut : Responsable d’obligations
Il s’agit une fois son login créé de définir sont champ d’intervention et de limiter son accès exclusivement aux contrôles qui le concernent .
Exemple : Prestataire BELLE PELOUSE qui intervient comme paysagiste
Flèche ROUGE : Déterminez l’accès aux services, si le siège est sélectionné tous les sous services sont concernés. Sinon faire un enregistrement par service
Flèche ORANGE : Sélectionnez EXTERNE
Flèche VERTE : Sélectionnez le prestataire pour lequel vous aurez au préalable créé un accès ( voir comment créer un login prestataire )
Résultat : BELLE PELOUSE pourra se connecter et n’aura accès qu’au contrôle => Passage Paysagiste
Définition : Le logiciel permet de créer tous les contrôles utiles à l’entreprise avec récurrence , sans récurrence avec une fin programmée , ou sans récurrence avec seul l’enregistrement de l’action. Ex vous souhaitez enregistrer chaque passage du paysagiste. (Il est possible de donner au prestataire un droit afin qu’il s’auto enregistre via son smartphone )
Action réservée Admin Client
Créer la catégorie de ressources puis l’obligation comme ci dessous.
Cliquez sur Menu : Paramètrage / Obligations spécifiques
Cliquez sur Créer une obligation spécifique ( Voir comment créer une obligation propre)
Exemple : Dernier passage du paysagiste
Sélectionnez dans champ Type de récurrence = VALIDATION D’ACTION
Le contrôle s’affiche sans aucune date, saisissez la date de passage.
Résultat ci dessous : Notez bien que la date est toujours enregistrée en couleur VIOLET ( afin de faire la différence avec les contrôles à récurrence )
Retrouvez dans les archives tous les passages du paysagiste !
Il est possible de donner un accès à la base au paysagiste qui pourra lui même enregistrer ses dates de passages, via la création d’un USER ( Responsable d’obligations & l’affectation de l’obligation ‘ Dernier passage du paysagiste ‘ )
Via son smartphone il aura la possibilité d’enregistrer son passage.
Créez votre alerte : Cochez => Suivi des Validations d’action
Flèches VERTES : l’affichage des derniers passages
Flèches ORANGES : pas de date car aucun passage enregistré
Le code couleur des dates de validation : toujours noir
Définition : Le responsable d’obligations répond à plusieurs exigences. D’une part Il devient le destinataire des tickets ( lors des injections automatiques des rapports) une fois désigné, d’autre part il permet un accès très ciblé pour les users créés avec le Statut ‘responsable d’obligations’
Menu barre verte / Paramètrage / Responsable d’obligations
Complétez
Flèche ROUGE :Sélectionnez l’obligation souhaitée
Flèche ORANGE :Choisissez le service : dans l’exemple c’est le siège qui est sélectionné = dans ce cas le siège et tous les sous services sont compris. Il est possible de désigné un autre responsable pour un sous service, ce service sortira alors du champs confié au responsable siège.
Flèche VERTE :Choisissez le type de responsable : Interne / Externe 1 / Externe 2 etc….. Le choix INTERNE permet de diriger les tickets issues des rapports automatiques
Flèche BLEUE : Choisissez le responsable
L’exemple ci dessous : Obligations Vérifications pression des pneus
Obligations : Vérifications pression des pneus
Service siège = tous les services
Responsable : DUTEST Emile
Résultat
Flèches BLEUES : DUTEST est responsable de l’obligation : Vérification pression des pneus , 2 catégories de ressources sont concernées ( Pour mémoire l’obligation créée est liée à deux catégories de ressources : chariots élévateurs & véhicules +3,5t)
Flèches ORANGE : vous trouvez le nombre de ressources concernée
Seconde Fonctionnalité
Si un USER est créé avec le statut : Responsable d’obligations
Dans ce cas l’accès au logiciel de cet USER est limité aux seuls contrôles qui ont été rattachés via la procédure présentée ci dessus.
Un exemple d’usage : Donner accès à un prestataire aux seuls contrôles qu’il a en charge
Définition : Le logiciel permet à l’Admin Client de créer tout type d’obligation, en choisissant la récurrence adaptée. L’obligation créée doit être reliée à une ou plusieurs catégories de ressources.
Action réservée à l’Admin Client
Cliquez Menu barre verte => Paramètrage / Obligations spécifiques
Flèches BLEUES : Facultatif => date début permet de déclencher le début de votre obligation ( si vous préparez en avance l’enregistrement , ex : cette obligation s’appliquera à partir de l’année prochaine ! ) Idem pour la date Fin : cette obligation cessera définitivement à telle date ! Et MAJ enregistre pour info la date de Mise à jour
Flèche ORANGE : Cochez si l’obligation créée est Règlementaire afin de classer vos contrôles = Règlementaires ou Non
Flèche VERTE : Champ libre pour le rédacteur
Flèche ROUGE :Veillé par : Les obligations livrées dans la base sont veillées c’est ici que nous renseignons l’organisme qui veille l’obligation
Flèche JAUNE :Description Contrôle : Tous nos obligations sont renseignées avec : Ctrl + la fréquence ( 1 an / 6 mois etc… ) afin d’avoir une lecture immédiate des récurrences. Ici dans cet exemple => Ctrl 2 mois
Flèche NOIRE : Faites le choix du rythme la récurrence
Voici les différentes Récurrences
Journalière
Hebdomadaire
Mensuelle
Annuelle
Unique : à utiliser pour une fin de contrat ( il n’y a pas de renouvellement )
Validation d’action : à utiliser pour l’enregistrement d’une action ( il n’y a pas de calcul de nouvelle échéance, seule la date saisie est enregistrée. La couleur de la date sera GRISE ( voir question : validation action )
Complétez :
Flèche NOIRE : Nombre de récurrence => exemple un contrôle tous les 2 mois => récurrence Mensuelle / Nombre de récurrence 2
Flèche ROUGE : Contrôle sous condition(s) ( Voir Question attribut sous condition ) Permet de créer des conditions pour appliquer ou non l’obligation
Flèches VERTES : Facultatif
Flèche BLEUE : Délai proche => ici 15 jours = le contrôle passe à l’ orange ( presque échu )
Flèche ROUGE : Ouvrez la fiche de l’obligation
IMPORTANT :Il est nécessaire de relier cette obligation à ou aux catégories de ressources concernées
Cliquez : Onglet Cat de ressources Flèche BLEUE
Cliquez Flèche VERTE pour associer le ou les catégories de ressources concernées par l’obligation. Ex: 2 catégories de ressources
Instantanément tous les chariots et les véhicules +3,5t sont affectés par l’obligation créée. Flèche VERTE
Flèche ORANGE : Rappel l’info de la périodicité que vous avez créée
Définition : Le code A2F est un principe de sécurité qui complète l’accès au logiciel CONFORLOG. Vous disposez déjà d’un code ID ( identifiant ) et d’un Mot de Passe, l’ A2F est un troisième code ( code à 4 chiffres ) qui vous parvient par @mail ou SMS.
Ce code 4 chiffres est demandé après avoir saisi l’ID et le MDP
Le principe de renouvellement de ce code de sécurité est le suivant : le renouvellement de ce code intervient tous les 6 mois automatiquement. Une fois ce code saisi et si vous ne changez pas d’ordinateur ni de navigateur, le système ne vous demandera plus de code durant 6 mois. ( Votre IP et votre navigateur étant enregistrés ) Sinon à chaque changement, vous obtiendrez un nouveau code qu’il faudra saisir.
Ce code peut être redemandé via la boite de dialogue
Ps : si vous n’obtenez pas votre code A2F via un @mail ou un sms dans 5 minutes, vérifiez vos indésirables et votre anti-spam.
