juin 2023 – Conforlog

Un Formulaire est un fichier pré-défini qui permet une saisie via des champs pré complétés.

Le formulaire CONFORLOG permet d’associer des actions de contrôle liées à une obligation

Par exemple : Vous décidez de créer un contrôle INTERNE => Vérification des Poids lourds avec une récurrence de 2 mois

En créant le Formulaire => Vérification interne PL

Vous pourrez créer diverses actions qui composent votre contrôle PL .

Par exemple : Contrôle de l’état général du véhicule

Vérification présence extincteur

Relevé du compteur KM

Etc…….

Une fois le formulaire complété, le contrôle sera réputé

Conforme // ou Non Conforme

Avec une position H.S ou Arrêt recommandé le cas échéant

Un rapport sera alors créé , injecté dans la base celui-ci mettra à jour l’échéance ( sauf si HS )

Voici les deux pages du rapport issu de la saisie d’un formulaire

Flèche rouge : NOM de la ressource

Flèches vertes : Infos du contrôle = date , heure, signature & service concerné

Flèche bleue : Nom du contrôle concerné

Flèche orange : rappel des derniers résultats avec la date du contrôle

Flèche violette : liste des actions liées au formulaire

*Réservé au statut Admin Client

Protocole de mise en place d’un FORMULAIRE de contrôle

Le formulaire permet de traiter les diverses actions requises afin de valider un contrôle interne .

Chaque formulaire peut être différent et s’adaptera exactement aux actions attendues pour chaque contrôle :

Création du FORMULAIRE * : Onglet Paramétrage / Formulaire Contrôle

Vous créez votre formulaire (il s’agit d’enregistrer le nom du FORMULAIRE)

2.Création d’une ACTION * : Onglet Paramétrage / Action Formulaire

Enregistrez le libellé de l’action

Choisissez le Type de réponse possible : Libre ou en fonction de la liste que vous pouvez créer

Complétez la liste de réponses si vous optez pour ce choix

Ajoutez au besoin le mode opératoire (Informations sur la procédure à mener)

3. Créez les liens entre les Actions et le Formulaire concerné ( 2 solutions)

A partir de l’écran Action : Cliquez sur la loupe => Ouvrez l’onglet FORMULAIRES : sélectionnez le formulaire qui correspond

A partir de l’écran Formulaire : Cliquez sur la loupe = Ouvrez l’onglet ACTIONS : sélectionnez les actions souhaitées

4. Désormais il reste à lier le FORMULAIRE à l’obligation qui convient :

Dans la plupart des cas il s’agit de créer une obligation propre (attention de ne pas lier le formulaire à une obligation qui est traitée par un organisme de contrôle, dans ce cas en mettant à jour votre formulaire avec vos actions => le contrôle initial traité par un prestataire serait également mis à jour !)

Écran FORMULAIRE : onglet Obligation => sélectionnez l’obligation qui convient

—> Règles d’usage :

Le formulaire une fois créé affichera à coté de chaque échéance concernée un nouveau picto qui donnera accès à la saisie du formulaire .

Dès la validation du formulaire :

-Un rapport PDF est généré et injecté dans la fiche de la ressource

-Le N° du rapport comporte : Date/ Service / type de contrôle -L’échéance du contrôle est mise à jour et recalculée (prochaine échéance)

Il est possible de valider un formulaire et de créer un ticket conjointement (bouton valider & créer un ticket).

Il est possible de modifier un formulaire validé => l’historique retrace alors tous les enregistrements

La suppression d’un formulaire enregistré n’est pas possible .

La mise H.S ou Rebut d’un contrôle a pour effet :

De ne pas mettre à jour la date du contrôle
De créer un picto rouge devant le contrôle (sur tous les écrans)
D’enregistrer la ressource en mode : H.S (picto rouge devant la ressource)
Le contrôle passe automatiquement en NON CONFORME