Category: Aide Administrateur

Créer une alerte mail

Post author By Thierry Barth
Post date 24 avril 2020
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Définition : CONFORLOG permet de créer et d’expédier des alertes mails pour toutes échéances proches ou échues. il est possible de créer de multiples alertes filtrées par service, catégories de ressources, obligations etc.. La périodicité et les destinataires sont également paramètrables.

Action réservée Admin Client

Menu Suivis / Procédures de rappel

Cliquez bouton ‘ Créer Procédure rappel ‘ Barre verte du haut

Complétez la partie haute du formulaire

Flèche VERTE : Nommez votre requête
Flèche ORANGE : le logiciel met automatiquement votre logo en place ( ne rien faire à
Flèches ROUGES : Sélectionnez votre niveau d’analyse en incluant ou non les SOUS SERVICES
Flèches BLEUES compléter obligatoirement un destinataire : soit UTILISATEUR(S) ou Destinataire(s) EXTERNE(S)

Principe général : SI AUCUN FILTRE est complété, le logiciel prend compte l’exhaustivité des contrôles.

Complétez si nécessaire :

Facultatif : Flèche ROUGE => cette sélection limite la requête aux contrôles affectés au responsable d’obligations (voir Pourquoi créer un responsable d’obligations ? )
Facultatif : Flèche VERTE => il est possible de sélectionner une ou plusieurs obligations
Facultatif : Flèche ORANGE : sélectionnez une catégorie de ressources
Facultatif : Flèche BLEUE : sélectionnez une rubrique
Facultatif : Flèche NOIRE : sélectionnez un responsable de tickets

Complétez au minimum une condition ci dessous

Le logiciel enverra un mail à chaque périodicité choisie si une condition est remplie

Attention si vous sélectionnez STATISTIQUES vous aurez à chaque périodicité une alerte puisque il y a forcement des statistiques

Flèche BLEUE

Statistiques = Bloc avec ratios
Alertes MOBILITY : seule l’option MOBILITY est concernée
Echéances PROCHES : tous les contrôles PROCHES orange
Echéances EN RETARD : tous les contrôles avec échéances dépassées
Suivi des Validations d’action *
Tickets Ouverts : liste des tickets des services filtrés
Liste rapports injectés : Journal des rapports injectés manuellement
Erreur suite injection auto des rapports : Journal des erreurs lors d’une injection automatique liée à un partenaire (organisme de contrôle )

* Nouveau : cet état permet de lister tous les contrôles créés par le client => VALIDATIONS d’ACTION = pas de récurrence mais le logiciel enregistre toutes les dates des actions et l’état obtenu liste les dates des dernières interventions

Flèche ROUGE

Prestataire : Si vous cochez => Journal des erreurs suite injection auto, il est nécessaire de choisir le prestataire concerné Flèche ROUGE

Flèche Verte

Choisissez votre fréquence d’envoi

Un jour par semaine
L’ horaire souhaité
Jour(s) du mois : enregistrez par Exemple le : 1,15,20 vous obtiendrez un mail d’alerte les 1 / 15 / 20 de chaque mois si vous cochez à la fois un jour et vous choisissez des jours du mois c’est ce dernier choix qui sera retenu

Retrouvez votre requête dans la liste des procédures de rappel

Cliquez sur la loupe pour ouvrir la fiche de la requête : Flèche VERTE

Cliquez sur envoi test pour expédier immédiatement le mail Flèche VERTE

Cliquez sur Rendu Type pour obtenir le résultat de la requête Flèche ROUGE

Tous les mails expédiés sont regroupés dans l’historique des messages = Flèches ORANGES

Tags Alerte

Aide Administrateur

Statut couleur associé à une Catégorie de ressources

Post author By Thierry Barth
Post date 24 avril 2020
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Définition : il est possible d’associer un code couleur à un statut d’une catégorie de ressources définie, et ainsi permettre un filtrage complémentaire

Action Réservée Admin Client

L’ objectif : donner une couleur à l’icône de la catégorie de ressources en fonction des critères souhaités, puis pouvoir filtrer ces critères.

Menu : Paramètrage / Catégorie de ressources

Filtrez la catégorie de ressources recherchée Flèche ROUGE
Cliquez sur la loupe pour ouvrir la fiche de la Catégorie de ressources Flèche BLEUE

Cliquez onglet STATUTS Flèche BLEUE
Cliquez sur Statuts et sélectionnez une couleur
Enregistrez votre libellé

Voici le résultat

Il est possible de filtrer les couleurs

Tags Catégorie de ressources, Ecran Ressources

Aide Administrateur

Créer une Catégorie de ressources

Post author By Thierry Barth
Post date 24 avril 2020
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Définition : Une Catégorie de ressources est une famille qui regroupe toutes les ressources de même nature. Il est possible pour le client de créer ses propres Catégories de ressources, il s’agira alors d’y relier les contrôles nécessaires.

Action réservée Admin Client

Les catégories de ressources sont elles même regroupées dans des rubriques

Barre VERTE à gauche

Cliquez sur Paramètrage / Catégorie de ressources

Complétez ou sélectionnez

Libellé exemple : Badge collaborateur
Choisissez la rubrique qui correspond
Choisissez un picto qui correspond

Cliquez sur option UNIQUEMENT si la catégorie de ressources doit être une option d’une autre catégorie de ressources. Ex HAYON est toujours une option d’un véhicule ( si Option est cochée voir comme relier un Cat de ressources en OPTION à la catégorie principale )

Actif ou inactif
Flèches ORANGES critères pour le module en OPTION MOBILITY ( Traçage et suivi de la restitution des équipements ) à compléter uniquement si vous utiliser cette MOBILITY

Trouvez Flèches BLEUES votre enregistrement

Ps : derrière l’icône vous ne trouvez pas le logo CONFORLOG puisque seuls les Catégories de ressources Génériques l’ont

Pour modifier votre enregistrement Flèche ROUGE

Pour Associer des obligations Flèche VERTE

Cliquez sur la loupe Flèche VERTE

La catégorie de ressources est un élément essentiel et central de la base de données CONFORLOG. Vous devez relier les obligations à la catégorie de ressources créée, afin que les ressources liées à cette catégorie de ressources soient également affectées par ces obligations

Associez la catégorie de ressources à ou aux obligations souhaitées

Cliquez onglet OBLIGATIONS

Cliquez bloc choix obligation pour afficher la liste des obligations

Vous trouver les obligations GENERIQUES et vos PROPRES OBLIGATIONS

Sélectionnez les obligations souhaitées

Vous pouvez créer une nouvelle ressource Flèche ROUGE

Recherchez dans la rubrique concernée Flèches ROUGES

Cliquez sur la catégorie de ressources souhaitée

Créez votre ressource

La catégorie de ressources Propre s’affiche ainsi que la ressource créée

La ressource et son contrôle s’affiche

Tags Catégorie de ressources

Aide Administrateur

Créer un Login

Définition : Un login est un accès au logiciel comprenant au minimum 2 codes différents : L’identifiant et le Mot de Passe.

Un troisième élément de sécurité complémentaire est proposé : l’identification par double facteur. il s’agit de l‘A2F

Action réservée à Admin client & Admin service

Ecran Autorisations / Comptes d’accès

Cliquez sur Créer User compte Flèche Bleue

Complétez les zones obligatoires Flèches ROUGES

LOGIN ET EMAIL sont obligatoirement UNIQUE => il n’est pas possible de créer deux logins avec le même @mail ou le même Identifiant

Choisissez le groupe d’accès de la personne, cette action détermine les droits d’accès au logiciel ( voir tableau des droits )

Sélectionnez le service qui convient : Accès à la hiérarchie de l’organisation du client . Le niveau accordé sera le niveau le plus haut du login ( il ne pourra pas aller plus haut dans la hiérarchie )

Une fois enregistré, le collaborateur obtiendra un mail avec les éléments de connexion :

Code de l’identifiant
Mot de passe ( qu’il pourra modifier au besoin)

Ps : si vous n’obtenez pas votre MDP via un @mail dans 5 minutes, vérifiez vos indésirables et votre anti-spam.

Si A2F (autorisation à double facteur ) est en place, alors un second mail ou SMS sera réceptionné par le collaborateur avec un code de 4 chiffres. Une fois l’identifiant saisi ainsi que le Mot de Passe, une boite de dialogue réclamera ce code à 4 chiffres.

Le principe de renouvellement de ce code de sécurité est le suivant : le renouvellement de ce code intervient tous les 6 mois automatiquement. Une fois ce code saisi et si vous ne changez pas d’ordinateur ni de navigateur, le système ne vous demandera plus de code durant 6 mois. ( Votre IP et votre navigateur étant enregistrés ) Sinon à chaque changement, vous obtiendrez un nouveau code qu’il faudra saisir.

Tags Login

Aide Administrateur

Attribut type contrôle sous condition

Post author By Thierry Barth
Post date 22 avril 2020
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Définition: L’attribut type ‘contrôle sous condition‘ permet d’appliquer un contrôle à une ressource dès les conditions programmées remplies.

Réservé à l’Admin Client

L’attribut est toujours relié à une ou plusieurs catégories de ressources , l’attribut CONTRÔLE sous CONDITION est en plus lié à une ou plusieurs obligations ( qui sont activées en fonction des critères établis )

Première partie de la création d’un attribut ( voir comment créer un attribut ?)

Choisissez : Création d’un attribut avec contrôle sous condition

Objectif de l’exemple ci dessous définir le type d’énergie pour la catégorie de ressources ‘Chariot élévateur’: créer des attributs suivants

Gaz oil
Electrique
Gaz

Le besoin est le suivant : Obligations liées à l’énergie

Gaz Oil => Remplacer filtre gaz oil tous les 6 mois
Electrique => Vérification des batteries tous les 3 mois
Gaz. => Remplacement tuyau alimentation 6 ans

Créer votre liste déroulante qui correspond à votre besoin

Reliez l’attribut à la catégorie de ressource : Energie / Chariot automoteur etc…

Créez les 3 obligations propres voulues :

Remplacement Filtre Gaz Oil / tous les 6 mois
Vérifier le niveau des batteries / tous les 3 mois
Remplacer le tuyau d’alimentation de gaz / tous les 6 ans

Il s’agit de sélectionner les critères sous conditions concernés pour chaque obligation

Soit Energie Gaz oil pour l’obligation Remplacement du filtre
Soit Energie Electrique pour l’obligation Vérifier niveau batterie
Soit Energie Gaz pour l’obligation Remplacer le tuyau de gaz

L’attribut est créé, l’obligation également, il s’agit de mettre à jour la ressource et de choisir l’ENERGIE qui convient

En fonction des choix de l’attribut le contrôle lié s’applique à la ressource. Ici les 3 exemples

L’export Excel comporte également une colonne comprenant les attributs sélectionnés

Tags Attribut

Aide Administrateur Aide Utilisateur

Créer un attribut

Définition : Un attribut est un élément informatif propre à chaque client et lié à une ou plusieurs catégories de ressources.

Exemples :

Le N° de série
La pointure
le N° de badge

La création d’un attribut est réservé à l’Admin client

Ces attributs créés par l’user du client ( Admin Client) sont systématiquement reliés à une ou plusieurs catégories de ressources. Par exemple le N° de série peut être relié à la catégorie de ressources Chariots élévateurs mais aussi de la catégorie de ressources Chaudière

Barre VERTE générale à gauche / Paramètrage / Attributs de cat de ressources

Bouton En haut à droit => Créer un attribut

Il existe 2 Types d’attributs

l’attribut => Information complémentaire
l’attribut => Contrôle sous condition : Cet attribut permettra le déclenchement d’un contrôle si la condition définie est remplie. ( voir: Comment créer un contrôle sous condition ?)

L’exemple qui suit est un attribut : Information Complémentaire