Définition : les contrôles règlementaires liés aux ressources sont issus des textes français, vous pouvez trouver ceux-ci en cliquant sur le contrôle voulu
Cliquez sur le contrôle pour ouvrir la fiche de l’échéance et y trouver le texte de l’obligation.
Ci-dessous partie haute de la fiche de l’échéance sélectionnée
Ci-dessous partie basse de la fiche : le texte s’y trouve
Définition : Une ressource peut être supprimée à condition qu’aucune échéance n’ait été saisie.
Ci dessous la dernière ressource dispose de la poubelle, aucune échéance n’a été enregistrée contrairement aux 3 autres ressources.
Supprimer la ressource est une action irréversible
Définition: lorsque le statut d’un ticket est modifié le donneur d’ordres ( créateur du ticket ) est prévenu
Définition : un ticket est assujéti à un statut qui correspond à un état à l’instant de la consultation.
Ecran => Tickets
Comment Afficher différents états des tickets
Déroulez le menu des filtres complémentaires via +/- de Filtres, sélectionner et complétez les filtres utiles. FILTREZ
Lorsque une tâche est accomplie il s’agit de clôturer le ticket
Obtenir une liste Excel des tickets
Liste Excel avec l’ensemble des informations
Définition : Un ticket est une tâche qui peut être liée à une ressource ou non, mais en tout cas toujours liée à un responsable interne ( USER) avec une échéance. Le ticket peut être affecté en plus à un prestataire externe.
Le ticket permet d’associer des documents, des messages entre users, et de suivre de l’état de la tâche.
Ecran => Ressources / liste des ressources
Pour créer un ticket à partir d’une ressource, cliquez sur l’icône => TICKET
Partie 1 de la fiche de création d’un ticket :
Saisissez les zones :Flèches ROUGES
Partie 2 de la fiche de création d’un ticket.
La création d’un ticket génère un mail qui averti le responsable .
Ci joint exemple du mail
Il est possible d’associer un prestataire, un mail est généré qui contient Flèche VERTE un lien HTTPS ( sécurisé) qui permettra au prestataire de traiter le ticket : répondre, joindre un devis , un document , créer un fil de discussion.
Le LOGO CONFORLOG est remplacé par le logo de votre société
Comment afficher ses propres tickets :
Passez la souris sur la bulle de paroles Flèche VERTE pour afficher le détail de la tâche
Définition : CONFORLOG permet d’annexer tous types de documents à vos ressources afin que vous ayez une base documentaire.
Ecran => Ressources / Liste des ressources
Cliquez sur le libellé de la ressource voulue, vous obtenez la fiche complète de la ressource.
Voici la fiche d’une ressource : Flèche ROUGE libellé de la ressource ainsi que le nom de l’user qui a mis à jour et la date de création ou de Maj.
La fiche de la ressource est composée de plusieurs onglets : Flèche ORANGE
Onglet => DOCUMENTS
Cliquez dans la zone => Etoile VERTE pour ajouter un nouveau document
Tout type de document est accepté PDF/XLS/Word/JPEG etc..
Astuce: NOMMEZ VOTRE FICHIER avant de l’intégrer
Définition : Lorsqu’une ressource n’est plus présente au sein de l’entreprise il est nécessaire de l’inactiver et de l’archiver. Cette action est réversible. ( il est possible de réactiver une ressource archivée et ainsi de réactiver tous ses contrôles)
Il n’est pas possible de supprimer une ressource dès qu’une échéance est saisie ( pour des raisons d’intégrité des fichiers)
Si une ressource est Inactivée ( Archivée) vous conservez tous les documents attachés, en réactivant la ressource les contrôles (échéances )enregistrés sont à nouveau affichés
Ecran => Ressources
Ecran : Ressources / liste des ressources
Cliquez sur colonne ACTION => Bouton OUI / NON
Sélectionnez => Plus de filtres
Le filtre Actif apparait , sélectionnez le statut souhaité puis filtrez pour obtenir la liste des ressources Actives/Inactives/Toutes
Définition : La recherche rapide permet de trouver avec l’occurence saisie , l’ensemble des enregistrements contenant ce terme sera affiché
Ecran => Ressources
A => Saisissez l’occurence souhaitée puis faire ENTREE
B => Saisissez l’occurence souhaitée puis faire ENTREE
Définition: le système permet de traiter simultanément plusieurs ressources , en effectuant une opération en masse.
Voici les actions massives proposées Ecran Echéances
Ecran => Echéances : Flèche BLEUE
Définissez votre liste en filtrant autant que possible pour obtenir la liste la plus proche de votre souhait: Flèches ROUGES
Sélectionnez les contrôles à traiter & choisissez votre action massive
Ci dessous l’exemple VALIDER sans annexer un document Sélectionnez la date à laquelle le contrôle a eu lieu
Une confirmation est demandée afin de valider l’opération
Lorsque vous choisissez l’action massive : Valider & annexer un rapport
Le document qui est annexé sera annexé à chaque ressource concernée par cette action.
ex: vous avez un rapport de contrôle qui concerne plusieurs chariots élévateurs , ce rapport sera alors annexé automatiquement à chaque ressource.
Définition: le système permet de traiter simultanément plusieurs ressources, en effectuant une opération en masse.
Voici les actions massives proposées Ecran Ressources
Ecran => Ressources / liste des ressources
Cliquez sur le symbole devant ressource ( pour sélectionner toutes les ressources de la requête)
Ou sélectionnez les ressources concernées
Si la sélection comporte plusieurs pages, faites votre choix
Choisissez l’action souhaitée
l’Exemple ci dessous : Archiver / Inactiver plusieurs ressources
Il s’agit de valider, le logiciel affiche le volume concerné
Le logiciel affiche une seconde vérification pour assurer l’action
Validez => l’action massive se déroule et une message de confirmation apparait en haut de page
