Définition : Pour des raisons de sécurité chaque USER aura son Identifiant UNIQUE et son adresse mail UNIQUE
Donc il n’est pas possible d’utiliser la même adresse mail pour plusieurs USERS
Définition : Un ticket est une tâche liée à un USER comprenant une date de clôture. Créez une requête afin d’obtenir un état de vos tickets.
Action réservée Admin client
(Voir comment créer une alerte)
Choisissez l’USER concerné Flèche ORANGE
et cochez Tickets Ouverts
Exemple de mail
Categories
Créer une alerte mail
Définition : CONFORLOG permet de créer et d’expédier des alertes mails pour toutes échéances proches ou échues. il est possible de créer de multiples alertes filtrées par service, catégories de ressources, obligations etc.. La périodicité et les destinataires sont également paramètrables.
Action réservée Admin Client
Menu Suivis / Procédures de rappel
Cliquez bouton ‘ Créer Procédure rappel ‘ Barre verte du haut
Complétez la partie haute du formulaire
- Flèche VERTE : Nommez votre requête
- Flèche ORANGE : le logiciel met automatiquement votre logo en place ( ne rien faire à
- Flèches ROUGES : Sélectionnez votre niveau d’analyse en incluant ou non les SOUS SERVICES
- Flèches BLEUES compléter obligatoirement un destinataire : soit UTILISATEUR(S) ou Destinataire(s) EXTERNE(S)
Principe général : SI AUCUN FILTRE est complété, le logiciel prend compte l’exhaustivité des contrôles.
Complétez si nécessaire :
- Facultatif : Flèche ROUGE => cette sélection limite la requête aux contrôles affectés au responsable d’obligations (voir Pourquoi créer un responsable d’obligations ? )
- Facultatif : Flèche VERTE => il est possible de sélectionner une ou plusieurs obligations
- Facultatif : Flèche ORANGE : sélectionnez une catégorie de ressources
- Facultatif : Flèche BLEUE : sélectionnez une rubrique
- Facultatif : Flèche NOIRE : sélectionnez un responsable de tickets
Complétez au minimum une condition ci dessous
Le logiciel enverra un mail à chaque périodicité choisie si une condition est remplie
Attention si vous sélectionnez STATISTIQUES vous aurez à chaque périodicité une alerte puisque il y a forcement des statistiques
Flèche BLEUE
- Statistiques = Bloc avec ratios
- Alertes MOBILITY : seule l’option MOBILITY est concernée
- Echéances PROCHES : tous les contrôles PROCHES orange
- Echéances EN RETARD : tous les contrôles avec échéances dépassées
- Suivi des Validations d’action *
- Tickets Ouverts : liste des tickets des services filtrés
- Liste rapports injectés : Journal des rapports injectés manuellement
- Erreur suite injection auto des rapports : Journal des erreurs lors d’une injection automatique liée à un partenaire (organisme de contrôle )
* Nouveau : cet état permet de lister tous les contrôles créés par le client => VALIDATIONS d’ACTION = pas de récurrence mais le logiciel enregistre toutes les dates des actions et l’état obtenu liste les dates des dernières interventions
Flèche ROUGE
Prestataire : Si vous cochez => Journal des erreurs suite injection auto, il est nécessaire de choisir le prestataire concerné Flèche ROUGE
Flèche Verte
Choisissez votre fréquence d’envoi
- Un jour par semaine
- L’ horaire souhaité
- Jour(s) du mois : enregistrez par Exemple le : 1,15,20 vous obtiendrez un mail d’alerte les 1 / 15 / 20 de chaque mois si vous cochez à la fois un jour et vous choisissez des jours du mois c’est ce dernier choix qui sera retenu
Retrouvez votre requête dans la liste des procédures de rappel
Cliquez sur la loupe pour ouvrir la fiche de la requête : Flèche VERTE
Cliquez sur envoi test pour expédier immédiatement le mail Flèche VERTE
Cliquez sur Rendu Type pour obtenir le résultat de la requête Flèche ROUGE
Tous les mails expédiés sont regroupés dans l’historique des messages = Flèches ORANGES
Categories
Annuler un rapport
Définition : un rapport une fois enregistré ne peut pas être supprimé. Si ce rapport est affecté à une mauvaise ressource ou enregistré avec une erreur de date, il est possible d’annuler cette action
Attention cette opération doit rester exceptionnelle : elle annule la validation du ou des contrôles associé(s) au rapport, supprime le document qui était associé et remet les anciennes échéances en place
A noter => L’annulation exclusivement du dernier rapport est possible.
Menu SUIVIS
Ecran Liste des Rapports
Cliquez sur annuler
Pour rechercher les rapports annulés : Filtrez dans Etat le critère annulé
Categories
Rectifier une date saisie
Définition : Une fois une date saisie il n’est pas possible de supprimer cette saisie. Mais il est possible de la rectifier.
Exemple : Entretien Chaudière Ctrl 1 an
La date saisie est le 01/04/20
Le logiciel calcule la bonne échéance soit Ctrl 1 An = 01/04/21
Cette date est erronée, vous souhaitez rectifier la saisie au 15/01/20 Flèche ROUGE
Resaisissez votre date de contrôle tout simplement
Le logiciel rectifie la date d’échéance et affiche le 15/01/21
Il peut être utile d’jouter un post-it ( voir créer un post-it) pour compléter l’information. Flèche ORANGE
vous souhaitez voir les détails de cette échéance Cliquez loupe Flèche ORANGE
Ci dessous la fiche de l’échéance
- Flèche VERTE : le commentaire du post-it
- Flèche ROUGE : qui a créé et modifié l’échéance
- Flèche BLEUE : accès à l’ onglet Historique
Ecran Historique avec traçage
Categories
MDP Oublié
Définition : MDP Oublié , vous pouvez demander la régénération d’un nouveau mot de passe
Complétez votre Identifiant
Cliquez sur Mot de passe oublié
Le logiciel vous enverra un nouveau MDP sur votre boite mail
Attention certaines boites mails n’acceptent pas tous les mails, si vous n’avez pas reçu votre nouveau MDP sous quelques minutes, vérifiez VOS INDESIRABLES dans votre boite mail
Categories
Modifier son Mot de passe
Cliquez sur votre NOM puis => Flèche ROUGE : Mon compte
Complétez Id et MDP
Modifiez votre MDP
Categories
Modifier Dashboard
Définition : Le Dashboard est modifiable et personnalisable
Il est possible de supprimer les widgets non désirés et d’ajouter certains non présentes dans l’écran standard.
Cliquez sur Widgets par défaut => c’est la présentation standard qui s’affichera à nouveau
Définition : il est possible d’associer un code couleur à un statut d’une catégorie de ressources définie, et ainsi permettre un filtrage complémentaire
Action Réservée Admin Client
L’ objectif : donner une couleur à l’icône de la catégorie de ressources en fonction des critères souhaités, puis pouvoir filtrer ces critères.
Menu : Paramètrage / Catégorie de ressources
- Filtrez la catégorie de ressources recherchée Flèche ROUGE
- Cliquez sur la loupe pour ouvrir la fiche de la Catégorie de ressources Flèche BLEUE
- Cliquez onglet STATUTS Flèche BLEUE
- Cliquez sur Statuts et sélectionnez une couleur
- Enregistrez votre libellé
Voici le résultat
Il est possible de filtrer les couleurs
Définition : Une Catégorie de ressources est une famille qui regroupe toutes les ressources de même nature. Il est possible pour le client de créer ses propres Catégories de ressources, il s’agira alors d’y relier les contrôles nécessaires.
Action réservée Admin Client
Les catégories de ressources sont elles même regroupées dans des rubriques
Barre VERTE à gauche
Cliquez sur Paramètrage / Catégorie de ressources
Complétez ou sélectionnez
- Libellé exemple : Badge collaborateur
- Choisissez la rubrique qui correspond
- Choisissez un picto qui correspond
Cliquez sur option UNIQUEMENT si la catégorie de ressources doit être une option d’une autre catégorie de ressources. Ex HAYON est toujours une option d’un véhicule ( si Option est cochée voir comme relier un Cat de ressources en OPTION à la catégorie principale )
- Actif ou inactif
- Flèches ORANGES critères pour le module en OPTION MOBILITY ( Traçage et suivi de la restitution des équipements ) à compléter uniquement si vous utiliser cette MOBILITY
Trouvez Flèches BLEUES votre enregistrement
Ps : derrière l’icône vous ne trouvez pas le logo CONFORLOG puisque seuls les Catégories de ressources Génériques l’ont
Pour modifier votre enregistrement Flèche ROUGE
Pour Associer des obligations Flèche VERTE
Cliquez sur la loupe Flèche VERTE
La catégorie de ressources est un élément essentiel et central de la base de données CONFORLOG. Vous devez relier les obligations à la catégorie de ressources créée, afin que les ressources liées à cette catégorie de ressources soient également affectées par ces obligations
Associez la catégorie de ressources à ou aux obligations souhaitées
Cliquez onglet OBLIGATIONS
Cliquez bloc choix obligation pour afficher la liste des obligations
Vous trouver les obligations GENERIQUES et vos PROPRES OBLIGATIONS
Sélectionnez les obligations souhaitées
Vous pouvez créer une nouvelle ressource Flèche ROUGE
Recherchez dans la rubrique concernée Flèches ROUGES
Cliquez sur la catégorie de ressources souhaitée
Créez votre ressource
La catégorie de ressources Propre s’affiche ainsi que la ressource créée
La ressource et son contrôle s’affiche
