Définition : Chaque ressource est lié à un identifiant => ID, c’est Idressource Chaque contrôle dispose également d’un identifiant c’est Idcontrôle l’association des deux ID sert à verser les rapports des organismes de contrôles au bon endroit.
Idressource/Idcontrôle est utile pour les organismes de contrôles qui injectent automatiquement les rapports dans la base
Idressource/Idcontrôle est représenté comme ci => 678907/789
678907 => Idressource / 789 => Idcontrôle
Il peut être utile de communiquer la liste de Idressoure/idcontrôle à votre organisme de contrôle.Voici comment l’extraire
Ecran Echéances
Saisissez vos filtres souhaités / Filtrez puis exportez via Excel Flèche BLEUE
Définition : Un login est un accès au logiciel comprenant au minimum 2 codes différents : L’identifiant et le Mot de Passe.
Un troisième élément de sécurité complémentaire est proposé : l’identification par double facteur.il s’agit de l‘A2F
Action réservée à Admin client & Admin service
Ecran Autorisations / Comptes d’accès
Cliquez sur Créer User compte Flèche Bleue
Complétez les zones obligatoires Flèches ROUGES
LOGIN ET EMAIL sont obligatoirement UNIQUE => il n’est pas possible de créer deux logins avec le même @mail ou le même Identifiant
Choisissez le groupe d’accès de la personne, cette action détermine les droits d’accès au logiciel ( voir tableau des droits )
Sélectionnez le service qui convient : Accès à la hiérarchie de l’organisation du client . Le niveau accordé sera le niveau le plus haut du login ( il ne pourra pas aller plus haut dans la hiérarchie )
Une fois enregistré, le collaborateur obtiendra un mail avec les éléments de connexion :
Code de l’identifiant
Mot de passe ( qu’il pourra modifier au besoin)
Ps : si vous n’obtenez pas votre MDP via un @mail dans 5 minutes, vérifiez vos indésirables et votre anti-spam.
Si A2F (autorisation à double facteur ) est en place, alors un second mail ou SMS sera réceptionné par le collaborateur avec un code de 4 chiffres. Une fois l’identifiant saisi ainsi que le Mot de Passe, une boite de dialogue réclamera ce code à 4 chiffres.
Le principe de renouvellement de ce code de sécurité est le suivant : le renouvellement de ce code intervient tous les 6 mois automatiquement. Une fois ce code saisi et si vous ne changez pas d’ordinateur ni de navigateur, le système ne vous demandera plus de code durant 6 mois. ( Votre IP et votre navigateur étant enregistrés ) Sinon à chaque changement, vous obtiendrez un nouveau code qu’il faudra saisir.
Définition : Une ressource archivée est une ressource inactive ( contrôles plus actifs ) et classée dans la liste des ressources archivées. L’ensemble des documents ou rapports liés restent accessibles. L’action réactiver l’archive consiste à réactiver les contrôles et échéances liés en mémoire.
Ecran Ressources
Filtrez comme souhaité Flèches VERTES
Choisissez =>. + de filtres et sélectionnez Actif => NON Flèches ROUGES
Modifiez l’état ACTIF : NON => OUI
Cette action peut être traitée via ACTION MASSIVE si nécessaire ( Voir comment traiter une action massive)
Définition : Créer un rapport via CONFORLOG c’est associer un document et une validation d’une date de contrôle. Il est également possible d’associer à un document de multiples contrôles.
Exemple: Votre organisme de contrôle vérifie 6 chariots et établie un seul rapport de contrôle.
Ecran Echéances
Filtrez vos échéances comme souhaité
Exemple ci dessous : Vérification Eclairage / Sites de Lille / Chariot élévateur
Saisissez les filtres utiles
Sélectionnez une action massive / Valider et annexer un rapport
Complétez les zones Flèches VERTES
Attention : c’est la Date de contrôle qui est la base de calcul pour l’échéance suivante
Il est possible d’ajuster la liste au besoin Flèche ORANGE
Annexez le ou les document(s) souhaité(s)
Action : Enregistrer en brouillon = Enregistre mais ne met pas à jour les échéances
Action : Enregistrer et valider = Met à jour les échéances
Vous êtes automatiquement dirigé Ecran : Liste des rapports
Flèche VERTE : le dernier rapport créé
Flèche ORANGE = Permet d’expédier un mail avec le rapport vers un destinataire ( par ex :Prestataire)
Flèche ROUGE : permet d’ouvrir la fiche du rapport pour trouver les détails ( écran ci dessous )
Fiche d’un rapport : Trouvez l’ensemble des informations liées
Fiche d’une ressource concernée par le rapport, le rapport est annexé pour les 6 ressources.
Définition : Il est possible d’enregistrer des rdv pour les différents contrôles. Néanmoins ces enregistrements restent indicatifs et ne créent pas d’alertes en cas de dépassement d’échéances
Ecran Echéances
Cliquez sur l’icône ‘Modifier’
Saisissez le RDV
Retrouvez votre saisie
Les rdv sont aussi précisés sur les mails d’alertes
Affichez plus de filtres => recherchez les rdv entre les bornes de dates
Exportez vos rdv via le bouton Excel en haut à droite de l’écran
Définition: L’attribut type ‘contrôle sous condition‘ permet d’appliquer un contrôle à une ressource dès les conditions programmées remplies.
Réservé à l’Admin Client
L’attribut est toujours relié à une ou plusieurs catégories de ressources , l’attribut CONTRÔLE sous CONDITION est en plus lié à une ou plusieurs obligations ( qui sont activées en fonction des critères établis )
Première partie de la création d’un attribut ( voir comment créer un attribut ?)
Choisissez : Création d’un attribut avec contrôle sous condition
Objectif de l’exemple ci dessous définir le type d’énergie pour la catégorie de ressources ‘Chariot élévateur’: créer des attributs suivants
Gaz oil
Electrique
Gaz
Le besoin est le suivant : Obligations liées à l’énergie
Gaz Oil => Remplacer filtre gaz oil tous les 6 mois
Electrique => Vérification des batteries tous les 3 mois
Gaz. => Remplacement tuyau alimentation 6 ans
Créer votre liste déroulante qui correspond à votre besoin
Reliez l’attribut à la catégorie de ressource : Energie / Chariot automoteur etc…
Créez les 3 obligations propres voulues :
Remplacement Filtre Gaz Oil / tous les 6 mois
Vérifier le niveau des batteries / tous les 3 mois
Remplacer le tuyau d’alimentation de gaz / tous les 6 ans
Il s’agit de sélectionner les critères sous conditions concernés pour chaque obligation
Soit Energie Gaz oil pour l’obligation Remplacement du filtre
Soit Energie Electrique pour l’obligation Vérifier niveau batterie
Soit Energie Gaz pour l’obligation Remplacer le tuyau de gaz
L’attribut est créé, l’obligation également, il s’agit de mettre à jour la ressource et de choisir l’ENERGIE qui convient
En fonction des choix de l’attribut le contrôle lié s’applique à la ressource. Ici les 3 exemples
L’export Excel comporte également une colonne comprenant les attributs sélectionnés
